blog UBO-REGISTER

Vanaf 27 september 2020 zijn bijna alle Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen verplicht om hun ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (ultimate beneficial owners, oftewel UBO’s) te registreren in het UBO-register. Deze blog beantwoordt de volgende vragen over het register:

1. Welke entiteiten zijn verplicht tot registratie van UBO's?
2. Wie wordt (in Nederland) als UBO aangemerkt?
3. Welke informatie over de UBO dient te worden ingeschreven in het handelsregister?
4. Wanneer moet de UBO worden ingeschreven?
5. Welke sancties staan er op niet-naleving van de UBO-verplichtingen?

Inleiding
De Wet tot implementatie van het UBO-register is op 8 juli 2020 (grotendeels) in werking getreden. Het doel dat met het UBO-register wordt beoogd, is om financieel economische criminaliteit, zoals witwassen en financiering van terrorisme, tegen te gaan. Sinds 8 juli 2020 hebben rechtspersonen de verplichting om informatie over hun UBO’s intern te verzamelen en bij te houden en hebben stichtingen de verplichting om uitkeringen van 25 procent of minder bij te houden. Binnen 18 maanden na 27 september 2020 (dus uiterlijk 27 maart 2022) dienen bestaande entiteiten deze informatie te registreren bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Nieuw op te richten entiteiten moeten informatie over hun UBO(’s) al registreren wanneer zij zich voor het eerst inschrijven bij het Handelsregister.

Welke entiteiten zijn verplicht tot registratie van UBO's?
De volgende in Nederland opgerichte entiteiten zijn verplicht tot het registreren van UBO-informatie:

- BV's en NV's (niet-beursgenoteerd);

- Stichtingen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;

- Personenvennootschappen (maatschappen, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma), en;

- Europees economische samenwerkingsverbanden (EESV's) en rederijen.

Voor eenmanszaken en vereniging van eigenaren geldt de verplichte registratie niet.

Wie wordt (in Nederland) als UBO aangemerkt?
Het uitgangspunt van de wet is dat altijd een natuurlijk persoon als UBO wordt ingeschreven. De volgende categorieën natuurlijke personen worden in elk geval als UBO aangemerkt:

• BV en NV
  • De natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap via:
    • het direct of indirect houden van meer dan 25% van de aandelen, van destemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap; of
    • andere middelen, zoals feitelijke zeggenschap of het recht om demeerderheid van de leden van het bestuur te benoemen of te ontslaan.
  • Met eigendomsbelang wordt bedoeld het recht op winst/uitkering, reserves of liquidatieoverschot. Ook preferente aandeelhouders kunnen om deze reden gelden als UBO indien hun eigendomsbelang meer dan 25% is.

• Stichting, vereniging, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij
  • De natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de rechtspersoon via:
    • het direct of indirect houden van meer dan 25% van het eigendomsbelang in de rechtspersoon;
    • het direct of indirect kunnen uitoefenen van meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming over statutenwijziging; of
    • het kunnen uitoefenen van feitelijke zeggenschap over de rechtspersoon.

In de situatie waarbij de stichting (STAK) aandelen in een vennootschap houdt, kunnen de certificaathouders dus onder omstandigheden worden aangemerkt als UBO.

• Personenvennootschap (maatschap, CV, VOF), EESV en rederij
  • De natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de entiteit via:
    • het direct of indirect houden van meer dan 25% van het eigendomsbelangin de personenvennootschap;
    • het direct of indirect kunnen uitoefenen van meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming over - kort gezegd - wijziging van de oprichtingsovereenkomst; of
    • het kunnen uitoefenen van feitelijke zeggenschap over de entiteit.

• Kerkgenootschappen
  • De natuurlijke personen die in het statuut zijn benoemd als rechtsopvolger bij ontbinding van het kerkgenootschap, of, indien geen UBO kan worden aangewezen, de natuurlijke persoon die als bestuurder staat vermeld in het eigen statuut of de persoon die als bestuurder staat genoemd in de documenten van de kerkelijke organisatie.

Indien op basis van de voorgaande criteria niet valt te achterhalen wie de UBO is of indien twijfel bestaat of een persoon daadwerkelijk UBO is, dienen rechtspersonen hun statutair bestuurders als UBO’s in te schrijven. Personenvennootschappen dienen in dat geval hun hoger leidinggevend personeel, zoals maten of vennoten (met uitzondering van de commanditaire vennoten) als UBO’s in te schrijven. In een dergelijk geval wordt gesproken van een ‘pseudo-UBO’. Ook deze pseudo-UBO dient een natuurlijk persoon te zijn. Wanneer de rechtspersoon een bestuurder, maat of vennoot is, wordt iedere natuurlijke persoon die daarvan bestuurder is, ingeschreven als pseudo-UBO.

Welke informatie over de UBO dient te worden ingeschreven in het handelsregister?

De volgende informatie over de UBO dient te worden ingeschreven bij het handelsregister:

- naam;

- geboortedag, geboortemaand en geboortejaar;

- woonstaat en nationaliteit;

- aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang;

- geboorteplaats en geboorteland;

- woonadres;

- BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);

- afschriften van geldig identiteitsdocument (bijv. paspoort); en

- afschriften van documenten waaruit de aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang blijkt (bijv. aandeelhoudersregisters, certificaathoudersregisters, ledenregisters, statuten, oprichtingsakten, oprichtingsovereenkomsten en organogrammen).

De dikgedrukte informatie is openbaar voor eenieder die het register raadpleegt. De overige informatie is (vooralsnog) alleen toegankelijk voor de Financiële inlichtingen eenheid en bepaalde bevoegde autoriteiten.

Wanneer moet de UBO worden ingeschreven?
Rechtspersonen en vennootschappen die al bij de Kamer van Koophandel zijn ingeschreven hebben achttien maanden (van 27 september 2020 tot 28 maart 2022) de tijd om hun UBO’s te registreren.

Rechtspersonen en vennootschappen die op 27 september 2020 nog niet bij de Kamer van Koophandel zijn ingeschreven hebben één week de tijd vanaf het moment waarop de verplichting tot de opgave in het handelsregister ontstaat (bijvoorbeeld de oprichting). Als UBO’s in de toekomst wijzigen, moet dat direct worden geregistreerd in het handelsregister.

Welke sancties staan er op niet-naleving van de UBO-verplichtingen?
Op het overtreden van de verplichting tot het inschrijven en bijhouden van de gegevens van de UBO in het UBO-register staan verschillende sancties. Het overtreden van de registratieplicht kan leiden tot een gevangenisstraf, een taakstraf of een geldboete die kan oplopen tot € 20.750, -. De minister heeft daarnaast de mogelijkheid om een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete op te leggen aan de overtreder.

Meer informatie
Ondernemingen die nog geen compleet pakket met UBO-informatie hebben, doen er verstandig aan om dit op korte termijn samen te stellen en te registeren. Hebt u hulp nodig bij de interne en externe registratie, wilt u weten of controleren wie als UBO kwalificeert of hebt u andere vragen? Neem vrijblijvend contact op met onze ondernemingsrechtspecialist Marcel Schroevers:

mr. M. (Marcel) Schroevers

0118-656016

mschroevers@avdw.nl

www.avdw.nl

Disclaimer

De informatie is uitsluitend bedoeld als algemene informatie. Aan deze informatie kunt u geen rechten ontlenen en u dient deze informatie niet als advies te beschouwen. Adriaanse van der Weel advocaten is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als gevolg van onjuiste of incomplete informatie. Dit overzicht bevat informatie die door het auteursrecht, merkenrecht of ander eigendomsrecht wordt beschermd.