Nieuwsbrief voor overheden
Aan de conclusie dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is op personeelsdossiers werd niet getwijfeld. Een recente uitspraak van de voorzieningenrechter van de rechtbank Midden-Nederland legt uit op welke gronden de AVG van toepassing is. In deze zaak ging het meer concreet om het recht op inzage en de verstrekking van een kopie van de verwerkte gegevens. De voorzieningenrechter laat zich met betrekking tot de inhoud van het personeelsdossier echter leiden door de uitlatingen die de werkgever hierover heeft gedaan.
In een arbeidszaak over een office manager bij een vervoersbedrijf ging het onder andere om de inname van zijn leaseauto tijdens ziekte, blokkeren van de tankpas, huur van een vervangende auto en dergelijke. In verband met dit geschil heeft betrokkene verzocht om afgifte van een kopie van zijn volledige personeelsdossier. Hij baseert deze vordering op artikel 15 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De voorzieningenrechter overweegt dat de AVG van toepassing is op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Het is niet duidelijk of het personeelsdossier in deze zaak geautomatiseerd wordt verwerkt. Is daarvan sprake, dan is de AVG van toepassing. Worden de documenten in het personeelsdossier niet geautomatiseerd verwerkt, dan moet er worden beoordeeld of het personeelsdossier kan worden aangemerkt als bestand. Om als bestand te gelden is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Aan de parlementaire geschiedenis van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), voorloper van de AVG, ontleent de voorzieningenrechter dat daarvoor een samenhangend geheel en een systematische toegankelijkheid van de persoonsgegevens is vereist. De Raad van State heeft eerder uitgemaakt dat het vereiste van een ‘gestructureerd geheel’ inhoudt dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan één kenmerk een onderlinge samenhang vertoont. De voorzieningenrechter is van oordeel dat een personeelsdossier meerdere kenmerken bevat die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar betrokkene zijn te herleiden. Om die reden geldt het personeelsdossier als bestand in de zin van de AVG en valt het daarmee onder het materiële toepassingsgebied van de AVG.
Op grond van artikel 15 lid 1 AVG heeft een betrokkene onder meer het recht om – wanneer duidelijk is dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt – inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens. Op grond van artikel 15 lid 3 AVG heeft betrokkene eveneens recht op de verstrekking van een kopie van zijn persoonsgegevens die worden verwerkt. Nu heeft de werkgever in deze zaak –kennelijk onbestreden– gesteld dat zich in het personeelsdossier van betrokkene slechts de arbeidsovereenkomst bevindt. Werkgever had er geen bezwaar tegen om een kopie hiervan te verstrekken. Dit onderdeel van de vordering wordt door de voorzieningenrechter dan ook toegewezen.
Voorzieningenrechter rechtbank Midden-Nederland, 25 juli 2018, www.rechtspraak.nl: ECLI:NL:RBMNE:2018:3624
Door Bas de Moor
"