Nieuwsbrief voor overheden
In haar uitspraak van 26 maart 2025 oordeelde de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: de Afdeling) dat de zoekslagen van het college ondeugdelijk waren door beperkingen in het gebruikte digitale archiefsysteem. Het systeem voor inkomende post bleek slechts doorzoekbaar op bestandsnaam, niet op documentinhoud. Het centrale archiefsysteem vertoonde hetzelfde manco: ingescande brieven waren alleen op titel, niet op tekst, doorzoekbaar. Hoewel het college termen als “Vogelzangsterweg”, “ProRail” en “ongeval” gebruikte, leverde dat geen volledige set documenten op. Zo kwam pas in een civiele procedure een relevante brief van ProRail van 2 januari 2017 aan het licht.
De Afdeling erkende dat het college openheid gaf over de gebruikte zoekmethode, maar benadrukte dat een zoekslag niet alleen transparant, maar ook effectief moet zijn. Door de technische beperkingen en het uitblijven van aanvullende maatregelen voldeed het college daar niet aan.
Verder oordeelde de Afdeling dat meer documentatie verwacht mocht worden over de periode 2015–2018, waarin de gemeente bij de spoorwegovergang betrokken was. De stelling van het college dat het geen formele rol had bij een ongeval in 2018 werd als onaannemelijk gekwalificeerd, mede gelet op de aanwezigheid van een bestuurlijk overleg in 2015. Dat stukken zoals gespreksverslagen of correspondentie ontbraken, werd niet afdoende verklaard. Desondanks zag de Afdeling geen aanleiding voor een nieuwe zoekopdracht, nu de belangrijkste documenten inmiddels openbaar waren gemaakt.
De uitspraak benadrukt het belang van een goede zoekslag naar documenten en de motivering daarvan in het besluit. Uit vaste jurisprudentie van de Afdeling volgt dat wanneer een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, dat het in beginsel aan de Woo-verzoeker is om aannemelijk te maken dat een bepaald document toch onder dat bestuursorgaan berust (vgl. ABRvS 31 juli 2024, ECLI:NL:RVS:2024:3088). Hierbij zal worden betrokken op welke wijze de zoekslag is uitgevoerd (vgl. ABRvS 4 augustus 2021, ECLI:NL:RVS:2021:1743). In dit geval oordeelde de Afdeling dat de verklaringen van het college ongeloofwaardig waren.
Voor wat betreft het nieuwe besluit op bezwaar van het college, zoals dat later bij besluit is aangevuld en dat op grond van artikel 6:24 jo. artikel 6:19 Awb onderwerp van het geding is in hoger beroep, oordeelde de Afdeling dat de vondst van de brief van 2 januari 2017 in het kader van de civiele procedure duidelijk maakt dat de eerdere zoekslagen onzorgvuldig zijn geweest. Ondanks het feit dat de Afdeling oordeelde dat het college voldoende heeft gemotiveerd waarom geen sms- en whatsappberichten zijn aangetroffen.
Tot slot oordeelde de Afdeling dat het verzoek om een volledige proceskostenvergoeding kan worden toegewezen aan Achmea. Anders dan de rechtbank oordeelde de Afdeling dat in dit specifieke geval, waarin herhaaldelijk bij verschillende zoekslagen ondeugdelijke methoden zijn gebruikt, sprake is van een bijzondere omstandigheid als bedoeld in artikel 2, derde lid, van het Besluit proceskosten bestuursrecht (Bpb).
Dit artikel is in samenwerking met onze werkstudent Isis Postema opgesteld.
ABRvS 26 maart 2025, www.rechtspraak.nl: ECLI:NL:RVS:2025:1296
