Nieuwsbrief voor overheden
De verantwoordelijkheid voor een tijdige en volledige aanmelding ligt in beginsel bij de inschrijver. Dat kan anders liggen indien moet worden aangenomen dat onvolkomenheden en/of ondubbelzinnigheden en/of onduidelijkheden in de aanbestedingsprocedure er toe (kunnen) hebben bijgedragen dat de aanmelding niet, niet tijdig of onvolledig heeft plaatsgevonden. Onlangs is een zaak voorgelegd aan de voorzieningenrechter waarin de inschrijver zich op het standpunt stelde dat niet voldoende duidelijk, precies of ondubbelzinnig was aangegeven hoe en waar de documenten moesten worden geüpload.
De voorzieningenrechter overweegt dat uit de aanbestedingsleidraad is gebleken welke documenten bij de aanmelding dienen te worden gevoegd. De inschrijver diende er zorg voor te dragen dat al die documenten de aanbestedende dienst op de juiste wijze tijdig zouden bereiken.
In het onderhavige geval zijn door de aanbestedende dienst bij TenderNed een onderscheid in een tweetal mappen aangemaakt: i) de map ‘mijn inschrijving’ en ii) de map ‘mijn aanbesteding’. In de map ‘mijn aanbesteding’ zijn vervolgens de volgende tabbladen te vinden: ‘Eisen’, ‘selectiecriteria’ en ‘overige documenten’.
De inschrijver in kwestie heeft de documenten geüpload onder de map ‘mijn inschrijving’, omdat de inschrijver meent dat de documenten niet onder de tabbladen van de map ‘mijn aanbesteding’ vielen. Volgens de aanbestedende dienst hadden de documenten echter moeten worden geüpload in de map ‘mijn aanbesteding’. De aanbestedende dienst heeft de inschrijving om die reden terzijde gelegd.
De voorzieningenrechter overweegt dat de aanbestedende dienst, mede aan de hand van printscreens, aannemelijk heeft gemaakt dat de documenten konden worden geüpload in de map ‘mijn aanbesteding’ onder het tabblad ‘eisen’ of ‘overige documenten’. De voorzieningenrechter neemt in zijn overweging bovendien mee dat de inschrijver een ervaren inschrijver is. Als behoorlijk geïnformeerd en normaal oplettend inschrijver had de inschrijver bekend moeten zijn met het onderscheid tussen enerzijds een ‘aanmelding’ en anderzijds een ‘inschrijving’ en het mogelijke gevolg dat door verkeerde wijze van uploaden de documenten de aanbestedende dienst niet zouden bereiken. De inschrijver had bovendien de problemen die zij ondervond onverwijld kunnen melden aan de aanbestedende dienst. Daar komt bij dat de op het aanbestedingsrecht van toepassing zijnde fundamentele beginselen van gelijkheid en transparantie zich er tegen verzetten dat de aanbestedende dienst na het verstrijken van de inschrijvingstermijn nog kennis neemt van de ontbrekende documenten.
De aanbestedende dienst mag en moet dus kritisch omgaan met de inschrijving indien de documenten niet op de juiste wijze worden geüpload. Dat lijkt een formaliteit maar kan gelet op de gelijke kansen voor eenieder niet genegeerd worden.
Vzr. rb. Den Haag 10 oktober 2014, www.rechtspraak.nl: ECLI:NL:RBDHA:2014:12423
Door mr. J.J. Jacobse en mr. I. van der Hoeven
"