Thuiswerkbeleid intrekken? Eerst instemming vragen aan de OR

De casus: Caterpillar en het Return-to-Office beleid

Caterpillar had sinds 2016 een thuiswerkregeling (“Flexible Work Options”), die na een pilotperiode structureel was ingevoerd en waarvoor destijds instemming van de OR was gevraagd. Een aanzienlijk deel van het kantoorpersoneel werkte sindsdien één of meerdere dagen per week thuis.

In april 2025 kondigde de internationale Caterpillar-CEO echter aan dat wereldwijd een volledig “Return-to-Office” (RtO)-beleid zou worden ingevoerd: vanaf juni zouden alle medewerkers weer vijf dagen per week op kantoor moeten werken. Caterpillar Nederland volgde dit besluit en kondigde aan dat alle thuiswerkovereenkomsten per 30 juni 2025 zouden worden beëindigd. De OR verzette zich hiertegen en verklaarde het besluit nietig, omdat instemming ontbrak.

Het oordeel van de kantonrechter

De kantonrechter gaf de OR gelijk. De belangrijke overwegingen zijn als volgt.

Wanneer begint de termijn te lopen?

Caterpillar voerde aan dat de OR te laat was met de nietigverklaring. Volgens de kantonrechter begon de termijn echter pas op 4 juni 2025, toen de Nederlandse bestuurder formeel aankondigde dat het beleid ook in Nederland zou gelden. De eerdere e-mails van (de CEO van) het Amerikaanse hoofdkantoor golden niet als besluit van de Nederlandse ondernemer in de zin van de WOR. De CEO van het Caterpillar-concern kan namelijk niet worden aangemerkt als de ondernemer in de zin van de WOR en een mededeling vanuit het Caterpillar-concern kan daarom ook niet worden aangemerkt als een besluit of mededeling van de Nederlandse bestuurder als bedoeld in artikel 27 lid 5 WOR.

Wijziging van arbeidsomstandigheden

Het intrekken van thuiswerkregelingen verandert de dagelijkse arbeidsomstandigheden wezenlijk. Thuiswerken heeft invloed op reistijd, werkdruk, flexibiliteit en de werk-privébalans. Daarmee raakt het rechtstreeks aan psychosociale arbeidsbelasting en dus aan het welzijn van werknemers. Precies dat maakt het besluit instemmingsplichtig op grond van artikel 27 lid 1 sub d WOR.

Bovenwettelijk instemmingsrecht

Zelfs áls het besluit niet onder artikel 27 WOR zou vallen, dan had de OR alsnog een instemmingsrecht. Caterpillar had in 2017 namelijk al instemming gevraagd bij de invoering van het flexibel werken. Het thuiswerkbeleid was een wezenlijk en belangrijk (zo niet het belangrijkste) onderdeel van dit flexibel werken. In het kader van deze instemmingsaanvraag heeft Caterpillar Nederland ook de thuiswerkovereenkomst aan de OR gezonden. Daarmee was een zogenoemd bovenwettelijk instemmingsrecht ontstaan (artikel 32 WOR). Dat recht blijft bestaan zolang de regeling geldt. 

Gelet hierop mocht Caterpillar mag het RtO-beleid niet uitvoeren zonder instemming van de OR of – bij weigering – zonder vervangende toestemming van de kantonrechter.

Relevantie voor de praktijk

Veel organisaties worstelen met de vraag hoe om te gaan met thuiswerken na de coronapandemie. Waar sommige werkgevers thuiswerken blijvend hebben omarmd, proberen anderen juist terug te keren naar een meer traditionele aanwezigheidscultuur.

Belangrijke lessen uit de voornoemde uitspraak:

• Het intrekken of wijzigen van een regeling over thuiswerken is instemmingsplichtig. Het raakt de manier waarop werknemers hun werk kunnen uitvoeren en heeft invloed op hun welzijn. Het valt daardoor onder een ‘arbeidsomstandighedenbeleid’ in de zin van de WOR. U kunt dit dus niet eenzijdig beslissen.
• Heeft een werkgever in het verleden instemming gevraagd voor de invoering van thuiswerken? Dan kan de OR ook later instemming opeisen bij wijzigingen. Dat bovenwettelijk instemmingsrecht is juridisch afdwingbaar. Let op: dit geldt ook voor andere soort regelingen, niet alleen voor thuiswerkregelingen.
• Besluiten die vanuit een internationaal hoofdkantoor worden opgelegd, gelden niet automatisch als besluit van de Nederlandse onderneming in de zin van de WOR. De Nederlandse bestuurder blijft verantwoordelijk om de OR tijdig te informeren en – indien nodig – instemming te vragen.
• Wordt de OR gepasseerd, dan kan hij de nietigheid inroepen en de uitvoering van het besluit blokkeren. Zoals in deze zaak: de rechter verbood Caterpillar het RtO-beleid uit te voeren, onder toekenning van een dwangsom in het geval dat het beleid toch werd doorgevoerd. Dat kan de bedrijfsvoering flink verstoren.

Al met al geldt dat medezeggenschap een centrale rol speelt bij de inrichting van hybride werken. Werkgevers die hun thuiswerkbeleid willen herzien, doen er dus goed aan de OR tijdig te betrekken. Probeer samen met de OR tot een gedragen regeling te komen. Een zorgvuldig proces voorkomt juridische procedures én draagt bij aan draagvlak bij werknemers.

Heeft u vragen over deze uitspraak of loopt u tegen medezeggenschapsrechtelijke knelpunten aan, neemt u dan gerust op met één van onze arbeidsrechtspecialisten.