Sociale veiligheid op de werkvloer: de vertrouwenspersoon

Ook in de politiek is dit bewustzijn doorgedrongen. Om sociale veiligheid verder te versterken, heeft de Tweede Kamer een wetsvoorstel aangenomen om tot een wijziging van de Arbeidsomstandighedenwet te komen Beoogd wordt om het hebben van een vertrouwenspersoon voor veel werkgevers verplicht te stellen. Dit wetsvoorstel beoogt werknemers betere bescherming te bieden tegen ongewenst gedrag en het legt werkgevers een expliciete verantwoordelijkheid op om een vertrouwenspersoon aan te stellen en te faciliteren. Hiermee wordt een belangrijke stap gezet naar een veiligere werkvloer.

In een eerder blog van deze blogreeks over veiligheid op de werkvloer werd een belangrijke uitzondering op de hoofdregel van werkgeversaansprakelijkheid behandeld: opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer. In dit blog zullen wij dieper ingaan op het waarborgen van sociale veiligheid op de werkvloer door middel van het aanstellen van een vertrouwenspersoon. 

Wetsvoorstel verplichtstelling vertrouwenspersoon

Op 23 mei 2023 werd het wetsvoorstel dat de aanstelling van een vertrouwenspersoon verplicht stelt, aangenomen in de Tweede Kamer. Dit wetsvoorstel geeft werknemers een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon. Het wetvoorstel verplicht werkgevers met ten minste tien werknemers om een vertrouwenspersoon aan te stellen.

De basistaken van de vertrouwenspersoon, zoals vastgelegd in (het voorgestelde) artikel 13a lid 5 Arbowet omvatten o.a.:

• Het bieden van ondersteuning en begeleiding aan melders;
• Het geven van voorlichting en training over sociale veiligheid;
• Het signaleren van trends en het adviseren van de werkgever.

Een werkgever moet dus zorgen voor voldoende deskundigheid van en ondersteuning door de vertrouwenspersoon. Het wetvoorstel waarborgt verder de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon en voorziet in een geheimhoudingsplicht en bescherming tegen benadeling van de betreffende werknemer/melder.

Vertrouwenspersoon: intern of extern?

Werkgevers kunnen kiezen tussen een interne of externe vertrouwenspersoon. Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie goed, maar kan in de praktijk druk ervaren van de werkgever en/of andere collega’s, waardoor zijn onafhankelijkheid in gevaar kan komen. Een externe vertrouwenspersoon staat op meer afstand van de organisatie en heeft vaak meer ervaring op dit gebied, maar is weer minder bekend met de organisatie. Om de effectiviteit van de vertrouwensfunctie te waarborgen, wordt daarom sterk aanbevolen om op voorhand duidelijke afspraken te maken over opleiding, geheimhouding en de reikwijdte van de rol van de vertrouwenspersoon.

Wat verandert er voor werkgevers?

Met het wetvoorstel krijgen werkgevers een expliciete wettelijke verplichting om een vertrouwenspersoon aan te stellen als zij tien of meer werknemers in dienst hebben. Dit betekent dat werkgevers niet alleen moeten zorgen voor de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon, maar ook voor voldoende ondersteuning, deskundigheid en onafhankelijkheid door de vertrouwenspersoon.

Daarnaast blijft de algemene arboverplichting om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen onverminderd van kracht. Werkgevers moeten beleid opstellen en uitvoeren om een sociaal veilige werkomgeving te waarborgen. De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon wordt daarmee een essentieel onderdeel van het bredere PSA-beleid.

Praktische aandachtspunten

Om de vertrouwenspersoon optimaal te laten functioneren, zijn er enkele aandachtspunten te benoemen voor in de praktijk:

• Zorg voor voldoende tijd en middelen, zoals een eigen spreekruimte en een beveiligde omgeving voor het opslaan van gespreksverslagen;
• Overweeg om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen, bijvoorbeeld met verschillende achtergronden of geslacht, zodat werknemers een keuzemogelijkheid hebben met als doel dat zij zich op hun gemak voelen bij één van de vertrouwenspersonen;
• Waarborg de deskundigheid van de vertrouwenspersoon door middel van scholing en certificering (bijvoorbeeld via de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen, LVV);
• Communiceer helder binnen de organisatie over de rol en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon.

Conclusie en aanbevelingen

• Hoewel het aanstellen van een vertrouwenspersoon momenteel niet wettelijk verplicht is, wordt dit sterk aanbevolen binnen het PSA-beleid. Werkgevers doen er verstandig aan om zich hier tijdig op voor te bereiden en proactief te handelen en een sociaal veilige werkomgeving te creëren. Dit kan door een tijdig een vertrouwenspersoon aan te stellen en duidelijke procedures te ontwikkelen.

Heeft u vragen over vertrouwenspersonen of behoefte aan ondersteuning bij veiligheidskwesties? Aarzel niet om contact op te nemen met onze specialisten Kaoutar Azghay en Walla al Jaboury. 

Dit blog is in samenwerking met onze werkstudent Isis Postema opgesteld.